Saiba como administrar sua rotina para realizar as tarefas do estágio.
Se você estudou e se preparou para passar na seleção do programa de estágio e trainee e conseguiu sua vaga, pode estar diante agora de um novo desafio: adaptar-se á rotina de uma empresa, com novas prioridades e expectativas, bem diferentes às dos mundo acadêmico. Para o trainee, a expectativa da empresa e a cobrança por resultados devem ser diferentes às dos tempos da faculdade. Para os estagiários, há ainda a necessidade de conciliação as tarefas e horários da empresa com os trabalhos escolares, presença às aulas e, em muitos casos, com a elaboração do TCC.
Gerenciar o tempo garante mais eficiência na realização das tarefas
Multitarefa - Uma das características da chamada Geração Y, os nascidos depois dos anos 80, seria a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. De acordo com o especialista, já há estudos que mostram que o profissional multitarefa tem uma perda de produtividade de 10% a 30%, se comparado com quem resolve uma coisa por vez. Outro equívoco nesse sentido é manter uma agenda para cada atividade, como uma para o trabalho e outra para a faculdade. Você é apenas um e tudo isso faz parte de sua rotina. Têm de conciliar em uma agenda apenas, com tarefas da empresa, dos estudos e também de atividades pessoais, como médicos, pagamento de contas entre outras.
O especialista em organização do tempo, autor de quatro livros sobre o tema, Christian Barbosa dá dez dicas para você administrar melhor suas rotinas e escolher suas prioridades. Segundo ele, é preciso criar novos hábitos e antecipar urgências e possíveis problemas, deixar espaço para o lazer, além de gerenciar sua caixa de entrada de email.
1. Uma agenda - Não importa se é de papel, digital ou online, a primeira dica é ter onde se organizar. Uma agenda é uma ferramenta para colocar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. Comece por aí.
2. Planejamento da semana - O melhor dia para fazer isso pode ser o domingo. Pense nos seus objetivos e veja que etapas você consegue realizar na semana. Leve em conta possíveis problemas e adicione as atividades cotidianas que deve fazer.
3. Os imprevistos – Eles acontecem e não precisam ser uma surpresa. O aconselhável é deixar em seu planejamento de duas a três horas diárias para urgências. O especialista lembra que quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia.
4. O difícil de realizar – Há uma tendência de não fazer coisas com grande duração ou complexas. O recomendável é dividir a tarefa grande em várias menores e evitar ultrapassar três horas de duração para cada uma.
5. Internet como aliada – Compras e pagamentos feitos pela internet podem ser uma boa ajuda para reduzir seu tempo em filas e shoppings, por exemplo.
6. Objetivos – A prática de estabelecer metas e objetivos em datas marcantes como final de ano e aniversários pode ser boa para ajudar na organização do tempo. É bom não exagerar, poucos objetivos ajudam a manter o foco.
7. Prioridade do dia – O planejamento é da semana, mas é bom priorizar as atividades de cada dia. Primeiro, procure revisar o dia anterior e ver o que ficou pendente para ser realizado no dia de hoje, delegado ou agendado par outro dia. Também calcule o tempo de cada tarefa e as numere em ordem das prioridades. A sugestão é fazer primeiro as mais rápidas e fáceis, depois as urgências.
8. Ordem na casa – Para ajudar a organizar seu tempo é bom por ordem no ambiente de trabalho. Não precisa organizar tudo de uma vez, e sim colocar tudo de forma que fique mais fácil para seu uso. A dica é colocar, por exemplo, papéis em pastas transparentes e jogar fora o que não precisar.
9. Seu tempo – É importante reservar um tempo para você, pois pode haver o risco de você pegar o tempo de suas tarefas para coisas importantes como refletir sobre objetivos, missão, melhorar a saúde ou praticar esporte, hobbies crenças e fé.
10. Caixa de emails - Em seu planejamento, é deixar um espaço no dia para organizar sua caixa de entrada de emails. A dica para essa tarefa é deixar ali apenas mensagens que você está trabalhando ou estão pendentes com outras pessoas. pense em três ações possíveis para os emails: lixo, armazenar em outra pasta ou criar uma ação (tarefa ou compromisso).
Durante as 24 horas do dia, e não adianta implorar para que o dia tenha mais de 24 horas, porque não tem jeito, tudo o que fazemos exige e consometempo, seja para assistir a um filme, trabalhar, ler, pensar, participar de reuniões, principalmente as improdutivas, conversar, dormir quantas horas você dorme por dia, e até mesmo não fazer nada.
O principais desperdiçadores do tempo que nos perseguem a todo momento e, na maioria do tempo, nos deixamos levar por eles, estão relacionados às indefinições de prioridades, ao excesso de informações, excesso de documentação, atendimentos interrompidos, uso inadequado do telefone, falta de delegação, dificuldade em tomar decisões, desorganização e reuniões improdutivas.
Os benefícios da prática do planejamento do seu dia-a-dia são inúmeros, tanto na vida pessoal, quanto na vida profissional. Desses benefícios, podemos citar a obtenção de resultados mais eficazes e eficientes, o aumento da produtividade, sentir-se mais seguro e ser mais objetivo, ser mais competitivo, tornar o dia mais rentável e ainda ter mais tempo para usar em próprio benefício, em benefício de sua família e do lazer.
Fonte: Estágio e Treinee
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